PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor
Permintaan
sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan
untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.
B.
Permintaan
Perlengkapan/Peralatan Kantor
Langkah-langkah
permintan peralatan/perlengkapan kantor :
1. Unit
pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan
peralatan/perlengkapan.
2. Bagian
administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada
dalam gudang).
3. Apabila
permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut
diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
4. Persetujuan
yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
5. Bagian
administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang
dikeluarkan tersebut.
6. Bagian
gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
maupun secara fisik.
7. Bagian
administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat
dengan keadaan sebenarnya.
8. Pihak
Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
C.
Tips
atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Membeli
alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja. Namun yang membedakan adalah barang yang
mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang mudah, namanya
juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering
mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus
dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting
adalah dimana membeli alat kantor yang terbaik
Dari
sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk
dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan
riset dan pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai
dengan harga.
Yang
pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya
dengan perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan
harga dan merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli
hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa digunakan sehingga harus
disimpan didalam gudang sepanjang tahun.
Oleh
karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik.
Begitupun jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan
brosur yang mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan
mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.
D.
Berikut
tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :
1.
Ceklis
alat kantor apa yang mau anda belli
Ketika anda berada
dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun anda
akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak
pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut
benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat
kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika berbelanja.
2.
Perhatikan
apakah alat kantor tersebut akan berguna
Apa alasan anda harus
membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss ataupun pegawai
lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan.
Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing
bahan cukup dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan
untuk dibeli.
3.
Pilihlah
teman berbelanja anda
Sama halnya ketika anda
berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang shopaholic
hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku pada
diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan
membeli alat kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.
4.
Perhatikan
timing dalam membeli alat kantor
Jika ingin mendapakan
diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik, sebaiknya
pilihlah waktu akhir tahun.
5.
Mencari
toko alat kantor
Anda bisa melakukan
pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah anda yang
memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama
toko alat kantor tujuan anda.
6.
Perhatikan
penawaran dari supplier sendiri
Apakah ada garansi yang diberikan
pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat kantor tersebut karena
ada jaminannya.
Sebenarnya
tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda,
hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan
kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan
waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja.
E.
Karakteristik
Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik
Dalam
memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang
kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan
kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita
ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.
Berikut
ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik,
yaitu:
1. Benar-benar
dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerrjaan kantor.
2. Mempunyai
kualitas yang baik dengan harga yang sesuai.
3. Dapat
menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari.
